Gobierno Regional implementa nuevo Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos
La iniciativa que cuenta con el asesoramiento internacional de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) permitirá agilizar y mejorar los actuales procedimientos para la recepción, recopilación y administración de datos”Noticias”
En este sentido, la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) actúa como una red de intercambio entre organismos y/o entidades públicas que desarrollen supervisión en funciones de transparencia y el derecho de acceso a la Información pública.
El Modelo que por primera vez se implementa en Chile, pretende facilitar las herramientas (directrices y lineamientos) que permitan un Sistema de Gestión Documental y Archivos que garantice y contribuya a la adecuada creación, tratamiento, conservación y control de los documentos.
El Modelo aplica para todo tipo de documentos, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por una organización o institución. Incluye además disposiciones para la gestión de documentos electrónicos, así como procesos comunes a todos los tipos de documentos, como también a una adecuada gestión de éstos que promueva la transparencia y protección de los archivos históricos gubernamentales.
Para lo anterior, el Gobierno Regional Metropolitano pretende durante los próximos cinco años:
- Establecer políticas y procedimientos relativos a gestión documental y archivos
- Mantener sistemas de gestión de documentos consistentes
- Introducir normas de calidad en la organización
- Gestionar documentos electrónicos
- Introducir a los documentos electrónicos en los programas de gestión de documentos
- Crear rutinas de valoración.
COMISIÓN MGD
Actualmente la “Comisión del Modelo de Gestión Documental (MGD) “del Gobierno Regional Metropolitano de Santiago está compuesta por la Jefa de Administración y Finanza, Mayuri Reyes en conjunto con el Jefe de Informática, José Gutiérrez, la Jefa del Departamento de Servicios Generales, Virginia Saavedra, el Jefe de Departamento de Gestión Documental, Raimundo Heredia y las Analistas, Silvana Torres y Luz Magaly Nuñez Rivas.
En este aspecto, la Comisión que se reúne cada miércoles, tiene además la meta durante este mes de levantar y generar una “Política de Gestión Documental” la cual será transmitida y compartida con todos los funcionarios mediante capacitaciones prontas a efectuarse durante el mes de septiembre.
Al respecto, Silvana Torres, Analista y Coordinadora del Departamento de Gestión Documental, señala que “este nuevo Modelo nos va a permitir como Gobierno Regional y Departamento hacer historia en cuanto a que vamos a estar trabajando con estándares internacionales y en conjunto con otras seis instituciones sobre temas en la organización de la información”.